In diesem Beitrag erfahren Sie Näheres zur Kassenmeldepflicht ab 2025 wie etwa die gesetzlichen Bestimmungen, einzuhaltende Fristen, welche Informationen Sie künftig melden müssen und wie die DRS AG Sie dabei unterstützen kann.
Gesetzliche Grundlage: Was hat sich geändert?
Die Kassenmeldepflicht ist Teil eines umfangreichen Gesetzesrahmens, der die Sicherheit und Integrität elektronischer Aufzeichnungen gewährleistet. Ab sofort wird von Betrieben verlangt, ihre Kassensysteme elektronisch beim Finanzamt zu registrieren.
Im Rahmen der 2020 eingeführten Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) wurden bereits Mindestvoraussetzungen für elektronische Kassensysteme und Registrierkassen klar festgelegt. Dazu gehört unter anderem die zwingende Ausstattung mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE), um Manipulationen in den Aufzeichnungen entgegenzuwirken. Gleichzeitig muss der Verfahrensdokumentations-Pflicht sowie den GoBD entsprochen werden. Eine TSE-Zertifizierung nimmt das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) vor.
Bereits 2019 sollte die Meldepflicht für elektronische Kassensysteme im Sinne des § 146a Absatz 1 AO nach § 146a Absatz 4 AO in Kraft treten, wurde allerdings mehrfach verschoben. Dafür gibt es einen einfachen Grund: Bis Ende 2024 stand kein geeignetes Übermittlungsverfahren zur Verfügung, das Unternehmer für die elektronische Meldung nutzen konnten. Seit dem 01.01.2025 ist dies nun keine Hürde mehr. Das Bundesfinanzministerium (BMF) teilte in einem offiziellen Schreiben im Juni 2024 mit: Die Registrierung kann nun über das Programm „Mein ELSTER“ oder die ERiC-Schnittstelle erfolgen – andere Formate wie Formulare oder PDFs sind seit Beginn 2025 nicht mehr zulässig. Diese Regelung betrifft nicht nur Kassensysteme, sondern auch andere elektronische Aufzeichnungssysteme wie etwa Wegstreckenzähler oder Taxameter.
Fiskalische Fairness: Mehr Transparenz durch Kassenmeldepflicht
Ziel der Kassenmeldepflicht ist es, Steuerbetrug zu verhindern. Die vorgeschriebene TSE-Meldepflicht an das Finanzamt sorgt dafür, dass alle Transaktionen korrekt aufgezeichnet und für die Finanzbehörden im Fall einer Kassen-Nachschau nachvollziehbar sind. Dies trägt dazu bei, Manipulationen bei Transaktionen zu vermeiden und die Integrität der elektronischen Aufzeichnungssysteme zu garantieren. Für Sie als Unternehmer bedeutet dies, dass Sie Ihre Kassenführung nun noch genauer und transparenter dokumentieren müssen.
Welche Aufzeichnungssysteme 2025 betroffen sind – und welche nicht
Die Meldepflicht gilt für alle elektronischen Kassensysteme, die für die Aufzeichnung von steuerpflichtigen Geschäftsvorfällen genutzt werden. Das umfasst sowohl 2025 angeschaffte als auch bereits bestehende Systeme – unabhängig davon, ob diese gekauft, geleast oder gemietet wurden. Wenn Sie ein Kassensystem verwenden, das baren und bargeldlosen Zahlungsverkehr abwickeln kann, fällt dieses unter die Meldepflicht. Betroffen sind also auch elektronische Registrierkassen und vergleichbare elektronische vor Ort genutzte Zahlungsformen. Letzteres bezieht sich beispielsweise auf Geldkarten, virtuelle Konten, Bonusprogramme externer Anbieter und ähnliche Zahlungsmittel, die als Ersatz für Bargeld verwendet werden.
Es gibt jedoch Ausnahmen: Taxameter und Wegstreckenzähler, die ohne TSE auskommen und deren Verwendung durch die Finanzverwaltung noch bis Ende 2025 nicht beanstandet wird, sind nicht meldepflichtig. Zudem gilt die Kassenmeldepflicht nicht für Unternehmen, die mit einer offenen Ladenkasse arbeiten.
Fristen im Detail
- Bis zum 31. Juli 2025 müssen Unternehmer alle vor dem 1. Juli 2025 angeschafften Kassensysteme melden.
- Ab dem 1. Juli 2025 müssen alle neu angeschafften elektronischen Aufzeichnungssysteme gemäß § 1 Absatz 1 Satz 1 KassenSichV innerhalb von einem Monat nach dem Datum der Anschaffung gemeldet werden.
Unternehmen müssen Kassensysteme, die außer Betrieb genommen werden, ebenfalls abmelden. Erfolgt die Außerbetriebnahme vor dem 1. Juli 2025, ist eine Mitteilung zur Abmeldung nur erforderlich, wenn zuvor auch eine Anmeldung geschehen ist.
Kassenmeldepflicht 2025: Ihre Verantwortung als Unternehmer
Als Gewerbetreibender sind Sie dafür verantwortlich, die Kassenmeldepflicht gegenüber dem Finanzamt einzuhalten. Dies bedeutet, dass Sie Ihre Systeme fristgerecht melden und alle erforderlichen Daten korrekt übermitteln müssen. Sie haben jedoch auch die Möglichkeit, eine bevollmächtigte Person mit der Mitteilung zu betrauen.
Für die Meldung gibt es neben dem grundsätzlichen ELSTER-Formular und der ERIC-Schnittstelle verschiedene Wege, wie unsere Übersicht zeigt:
Vermeiden Sie Verzögerungen oder Fehler bei der Meldung, da Verstöße gegen die Kassenmeldepflicht mit hohen Strafen geahndet werden. Bei Unsicherheiten oder Fragen können Sie sich an Ihren Steuerberater oder einen Kassenfachhändler wenden, die Sie in dieser Angelegenheit unterstützen.
Welche Informationen müssen i.S.d. § 146a Abs. 1 AO gemeldet werden?
Für die korrekte Registrierung Ihrer Kassensysteme sollten Sie folgende Geräte-Angaben bereitstellen:
- Name, Adresse und Steuernummer der Betriebsstätte
- Art der verwendeten zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) mit Zertifizierungs-ID und Seriennummer
- Art des eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssystems
- Seriennummer des Kassen-Systems
- Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme
- Datum der Anschaffung, Inbetrieb- und/oder Außerbetriebnahme
Stellen Sie sicher, dass Sie alle relevanten Informationen rechtzeitig zusammentragen, um die Meldepflicht Ihres Kassensystems beim Finanzamt zu erfüllen.
Wie wir Sie bei der Kassenmeldepflicht (2025) unterstützen können
Die Einhaltung der Meldepflicht an das Finanzamt kann für Einzelhändler mit mehreren Filialen oder auch für Lieferdienste schnell zur Herausforderung werden. Denn bei jeder An-, Ab- oder Ummeldung müssen Sie alle elektronischen Aufzeichnungssysteme eines Unternehmens in einer einheitlichen Mitteilung übermitteln. Dieser Prozess ist fehleranfällig, kostet viel Zeit und kann besonders bei neu angeschafften elektronischen TSE-Kassen schnell unübersichtlich werden.
Das muss doch einfacher gehen? Das finden wir auch! Mithilfe unserer digitalen Lösungen können Sie Ihre Kassendaten systematisch aufbereiten und den gesamten Meldeprozess übersichtlich gestalten – bis hin zur Nachweisführung für jede einzelne Betriebsstätte.
Gestalten Sie jetzt Ihre Kassenmeldung effizient, rechtssicher und mit minimalem Aufwand. Nehmen Sie einfach Kontakt auf – wir zeigen Ihnen gern, wie Sie die Anforderungen der Kassenmeldepflicht 2025 stressfrei meistern und welche Möglichkeiten zur Integration in Ihre Systeme bestehen.
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